Teklifler Nasıl Hazırlanır, Yollanır ve Değerlendirilir? Tekliflerin nasıl hazırlanacağı, teklif çağrısı yapıldığında ilgili web sayfasında yer alan bir kılavuzda açıklanmaktadır. Teklifler AB'nin resmi dillerinden biri ile hazırlanmalıdır. Bununla birlikte, bağımsız uzmanlar tarafından değerlendirilecekleri için en çok tercih edilen lisan İngilizce olmaktadır.   Teklifte iki bölüm yer almalıdır: Bölümünde, teklif ve teklifi verenler hakkında teklifin başlığı, eğer varsa kısaltılmış adı (acronym), teklifi verenlerin adları ve adresleri gibi yasal ve idari bilgiler bulunur. Bölümünde ise projenin amaçları, projenin hazırlanmasına dayanak oluşturan etmenler, getirilmesi düşünülen iyileştirmeler (yenilikler) ve sektör ya da kullanıcı yönünden nitelikleri gibi teklif konusu işi tanıtan detaylı bilgiler yer almalıdır. Bu bölümde ayrıca, ortakların tanıtımı ve projede alacakları roller ile projenin ekonomik ve sosyal politikalara katkısı, çalışma planı ve projenin yönetimine ilişkin hususlar da açıklanmalıdır. Hazırlanan proje tekliflerinin kaç kopya çoğaltılacağı, nasıl paketleneceği ve paketin nasıl adresleneceği gibi detaylar kılavuzda gösterilmektedir.   Gizli tutulan başvurular, şekil açısından incelenerek, değerlendirme aşamasına hazır olup olmadıklarına bakılır. Şekil açısından uygun olmayan teklifler değerlendirmeye alınmazlar.   Proje teklifleri, bağımsız uzmanlar tarafından genel olarak aşağıdaki esaslar açısından değerlendirmeye tabi tutulur. Bu kriterlerin dönemsel olarak değişebilen ağırlandırılması ise yine aşağıdaki gibidir:   Kriter Ağırlık (%) Niteliği, konu ile ilgisi, yeniliği, etkisi 35 Ortaklık, kaynaklar ve projenin yönetimi Topluluk açısından katma değeri ve ilgili politikalara yapacağı katkı 35 Ekonomik kalkınmaya ve sosyal amaçlara katkısı 15 15   Bağımsız uzmanlar, teklifleri teknik açıdan yukarıdaki kriterlere göre bireysel olarak değerlendirirler ve daha sonra bir panelde bir araya gelerek teklifin kabul edilip edilmeyeceğine karar verirler. Uzmanlarca kabul edilmesi öngörülen teklifler aldıkları puanlama sonuçlarına göre sıraya sokulurlar. Bu sıralamada bütçe olanakları ve proje teklifinde yapılabilecek maliyet pazarlıkları da göz önünde bulundurulur.   Proje koordinatörleri, teklif verme için belirlenen son tarihten itibaren 6 hafta içinde teknik değerlendirmenin sonuçları hakkında yazılı kısa bir rapor ile bilgilendirilirler. Proje maliyeti konusunda pazarlık yapılabilmesi muhtemel olan proje tekliflerinin koordinatörleri, teklif verme için belirlenen son tarihten itibaren 2 ay içinde pazarlık için Komisyon'a davet edilirler.   Sürekli başvuru yapılabilen durumlarda (örneğin; fizibilite projeleri), teknik değerlendirme sonuçları, tekliflerin verilme tarihinden sonraki 3 ayı geçmeyecek şekilde, değerlendirmeden sonraki 3 hafta içinde bildirilir. Proje teklifi üzerinde pazarlık yapılabileceği düşünüldüğünde, bu durum değerlendirmeden sonraki 2 ay içinde bildirilir.   Bir proje teklifi üzerinde pazarlık yapılabileceğinin anlaşılması, söz konusu teklifin sonuçta kabul edileceği anlamına gelmemektedir. Ayrıca Komisyon, başarılı bulunan teklifler konusunda, talep edilen katkı payında indirim yapmak ve teklife yeni koşullar eklemek hakkına da sahiptir.   Bunlardan başka, proje ortakları finansal, insangücü ve teknik kaynaklarının projeyi yürütmek için yeterli olduğunu kanıtlamak zorundadırlar. Genel olarak, kamu kurumlarının bu yeterliliğe sahip olduğu kabul edilir. Diğer ortakların net varlıklarının ise (net ödenmiş sermayeleri + reservleri + kümülatif kar/zarar toplamı) projeye yapacakları finansal katkı miktarına (ve eğer varsa diğer Topluluk projelerinde söz konusu olan katkı miktarlarının toplamına) eşit olması beklenir. Proje koordinatörü ise, en az Topluluğun projeye ödemeyi öngördüğü peşinat (bu değer normal olarak Topluluk tarafından projeye sağlanacak toplam fonun % 30'udur) kadar net varlığa sahip olmalıdır.   Komisyon ayrıca, ortaklardan banka garantisi ve diğer uygun önlemler için de talepte bulunabilir.   Teknik değerlendirmeden başarıyla geçmiş, finansal yeterliliğini kanıtlamış proje ortakları son kez olarak görüşmeye çağrılır. Bu görüşme sonuçlarının da olumlu olması halinde (Program Komitesinin de görüşü alınarak) sözleşme yapılması aşamasına geçilir. Görüşme olumsuz sonuçlanırsa, çalışmalar listede bir alt sırada yer alan proje teklifi üzerinde sürdürülür.   Projenin uygulanmasının Komisyon tarafından denetlenebilmesi için, harcama raporu ayrıca olmak üzere, ara raporlar ve son rapor hazırlanır. Bu raporlar, finansal desteğin devamı için gereklidir. Komisyonca yapılacak finansal yardım, başta peşin ödeme (sözleşme imzalandıktan sonraki 60 gün içinde) ve daha sonra belirli aralıkla olmak üzere gerçekleşir. Yapılan harcamalara ait resmi belgeler, ödeneklerin verilmesinden sonra en az 5 yıl saklanmalıdır.   (Proje hazırlama esasları ile ilgili ayrıntılı bilgi için Programın Üçüncü Çağrısı kapsamında hazırlanmış olan klavuzdan yararlanılabilir.) (Ayrıntılı bilgi için: ftp://ftp.cordis.lu/pub/econtent/docs/guide_for_proposers.pdf)   Ayrıca proje teklifi formatı için bkz: (Ayrıntılı bilgi için: ftp://ftp.cordis.lu/pub/econtent/docs/guide_for_proposers_part_a.pdf) (Ayrıntılı bilgi için: ftp://ftp.cordis.lu/pub/econtent/docs/guide_for_proposers_part_b.pdf) (Ayrıntılı bilgi için: ftp://ftp.cordis.lu/pub/econtent/docs/guide_for_proposers_part_c.pdf)